Organiser les rendez-vous
La prise de rendez-vous est une partie importante de la gestion d’un cabinet. C’est aussi une étape importante pour votre futur client. Votre client, en vous choisissant, a déjà pris une décision pour lui-même. C’est celle de vouloir faire un changement fondamental maintenant.
De nombreuses personnes ont besoin d’un certain temps pour prendre cette décision.
Simplifiez au maximum la tâche de votre client
Dans le monde d’aujourd’hui, où tout doit être fait rapidement et où beaucoup de gens n’ont pas de temps pour eux, il est important de répondre tôt à l’appel ou à la demande du client.
Appel
La plupart du temps, cependant, vous êtes en séance et ne pouvez pas répondre au téléphone. Veillez à fournir un service de réponse téléphonique avec un message d’accueil approprié. Vous pouvez également utiliser les services en ligne, des services qui prendront vos appels à votre place. Rappelez votre client dès que possible.
Rendez-vous en ligne
Une option très populaire est la possibilité de prendre un rendez-vous en ligne. Cette option est utilisée par de nombreuses personnes car elles peuvent choisir immédiatement quel rendez-vous leur convient le mieux. Pour cela, vous pouvez trouver des fournisseurs sur le net.
Ceci vous permet de vous soulager fortement et de gagner du temps, car vous serez toujours informé dès qu’un rendez-vous est pris et votre emploi du temps sera exploité de manière optimale d’après votre attitude précédente, bien sûr. Très souvent, le client a également la possibilité de reporter ou d’annuler son rendez-vous par courrier, s’il n’est pas en mesure de le respecter.
Communication via Facebook
Il y a aussi des gens qui utilisent Facebook pour entrer en contact avec vous. Créez une page Facebook au nom de votre entreprise. Ici, vous pouvez facilement
diffuser des nouvelles et communiquer. Il est possible de répondre automatiquement aux messages avec une réponse que vous avez créée au préalable.
De cette façon, votre client recevra immédiatement un message préliminaire et aura le sentiment que les choses avancent.
Temps d’attente minimum
Ne prenez pas de rendez-vous le jour même ou le lendemain, même si vous n’avez pas de réservation. Cependant, vous devez donner à votre client le sentiment que les choses avancent, même s’il attend son rendez-vous.
Pour ce faire, vous pouvez lui envoyer à l’avance un questionnaire détaillé et un fichier audio qu’il pourra utiliser pour préparer le rendez-vous et se sentir mieux. De plus, cela vous aidera avant le rendez-vous, pour recevoir déjà des informations de votre client. Egalement, il entrera plus facilement en hypnose grâce au fichier audio.
Communication sur le site web
Sur votre site web, répondez à toutes les questions que votre client pourrait poser.
Expliquer comment et pourquoi l’hypnose fonctionne. Expliquez le déroulement typique d’une séance, montrez des photos de votre pratique et ce à quoi le client peut s’attendre.
Décrivez également les modalités de paiement et la façon dont vous traitez les annulations !
Annulations
Vous devez absolument indiquer sur votre site web comment vous traitez les annulations. Cette information doit également être incluse dans toute correspondance. Les conditions générales sont importantes pour qu’en cas de doute, la manière de traiter un litige soit claire.
Si votre client n’annule pas son rendez-vous et ne s’y présente pas, cela signifie qu’il y a un trou dans votre planning. Cela peut être très ennuyeux car vous ne pouvais pas immédiatement le remplacer. Une autre personne qui attend depuis longtemps serait heureuse de venir plus tôt.
C’est à vous de décider si vous facturez ce rendez-vous manqué, mais il est important que cela soit communiqué au préalable.