Termine Organisieren
Die Terminplanung ist ein wichtiger Punkt beim Führen einer Praxis. Es ist auch ein wichtiger Schritt für deinen zukünftigen Klienten. Dein Klient hat nachdem er sich für dich entschieden hat, schon vorher eine Entscheidung für sich getroffen. Es ist die, jetzt etwas grundsätzliches verändern zu wollen.
Viele Menschen brauchen dazu einige Zeit um zu diesem Entschluss zu gelangen.
Mache es deinem Kunden so leicht wie möglich
In der heutigen Zeit, wo alles schnell gehen soll und viele Menschen keine Zeit mehr für sich haben, ist es wichtig auf den Anruf oder Anfrage des Klienten zu antworten.
Anruf
Meistens bist du jedoch in einer Sitzung und kannst nicht ans Telefon gehen. Sorge dafür, dass du einen Anrufbeantworter mit einer angemessenen Ansage bereitstellst. Du kannst auch Online Dienste in Anspruch nehmen, die deine Anrufe für dich entgegen nehmen. Rufe deinen Klienten schnellstmöglich zurück.
Online Termin
Eine Variante, die sehr gerne genutzt wird, ist die Option einen Termin online buchen zu können. Diese Option wird von vielen Menschen gerne genutzt, weil sie sofort überprüfen können, welcher Termin für sie am besten passt. Hierzu findest du einige Anbieter im Netz.
Es bietet auch dir eine extreme Erleichterung und Zeitersparnis, da du immer gleich informiert wirst, sobald ein Termin gebucht wurde und deine Terminplanung optimal ausgereizt wird. Ganz nach deinen vorherigen Einstellung natürlich. Sehr oft hat der Klient auch die Möglichkeit, seinen Termin per Mail zu verschieben oder zu stornieren, sollte er ihn nicht wahrnehmen können.
Kommunikation über Facebook
Es gibt daneben auch Menschen, die Facebook als Medium nutzen um mit dir in Kontakt zu treten. Erstelle eine Facebook Seite mit dem Namen deines Unternehmens. Hier kann man ganz leicht auch
Neuigkeiten verbreiten und kommunizieren. Nachrichten können mit einer von dir zuvor erstellten Antwort, automatisch beantwortet werden.
So erhält dein Klient sofort eine vorläufige Nachricht und hat das Gefühl, dass es weitergeht.
Wartezeit überbrücken
Vereinbare keine Termine zum gleichen Tag oder in den kommenden Tagen, selbst dann nicht, wenn du keine Buchung vorliegen hast. Allerdings solltest du deinem Klienten das Gefühl geben, dass es weitergeht, selbst wenn er auf seinen Termin wartet.
Dazu kannst du ihm im Vorfeld einen ausführlichen Fragebogen zuschicken und eine Audio Datei, mit der er sich auf den Termin vorbereiten kann und sich besser fühlt. Außerdem hilft es dir, da du schon vor dem Termin, einige Informationen von deinem Klienten bekommst und er durch die Audiodatei schon leichter in Hypnose geht.
Kommunikation auf der Webseite
Gehe auf deiner Webseite auf alle Fragen ein, welche von deinem Klienten gestellt werden könnten.
Erkläre wie und warum Hypnose funktioniert. Erläutere den typischen Ablauf einer Sitzung, zeige Bilder deiner Praxis, und was den Klienten erwartet.
Beschreibe auch die Zahlungsbedingungen und wie du mit Stornierungen umgehst!
Stornierungen
Du solltest auf jeden Fall auf deiner Webseite vermerken, wie du mit Stornierungen umgehst. Diese Information sollte im besten Falle auch in jedem Schreibverkehr zu finden sein. Allgemeine Geschäftsbedingungen sind wichtig, damit im Zweifelsfalle klar ist, wie der Umgang bei einem Streitfall ist.
Sollte dein Klient seinen Termin nicht stornieren und nicht zum Termin erscheinen, so bedeutet dies ein Ausfall in deinem Terminkalender. Das kann sehr ärgerlich sein, da du nicht sofort einen Ersatz hast für diesen Termin. Jemand anderes, der schon lange auf einen Termin wartet, würde sich darüber freuen, früher kommen zu dürfen.
Es liegt bei dir ob du diesen nicht wahrgenommenen Termin verrechnest, allerdings ist es wichtig, dass dies zuvor kommuniziert wurde.